Управління рестораном, 9 правил менеджменту ресторану

Управління ресторанним бізнесом справа непроста, основні процеси зав’язані на власникові або менеджерові — це люди, які несуть відповідальність за роботу персоналу та ресторану загалом. У цій статті ми поговоримо про управління рестораном, розберемо, хто ж такий керівник, які у нього обов’язки та як можна покращити його навички.

Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе

Щоб уникнути проблем з податківцями — ми підготували готовий чекліст, який допоможе ретельно підготуватися до нововведень та податкових перевірок закладу.

Обов’язки керівника рестораном

Під керівництвом адміністратора перебувають:

Керівник також стежить за фінансами закладу, займається просуванням та бере участь у кожному процесі у ресторані, крім приготування їжі.

Розберемо основні обов’язки менеджера ресторану:

1. Управління персоналом — встановлення правил роботи для персоналу та контроль за їх виконанням, організація навчання персоналу та створення корпоративної культури.
2. Управління фінансами ресторану — якщо у закладі немає бухгалтера, то менеджер контролює нарахування та виплати зарплати, стежить за звітністю щодо витрат та прибутку ресторану, а також скорочує непотрібні витрати.
3. Стратегія розвитку ресторану та його просування — аналіз ризиків роботи, просування бренду та реклама ресторану в інтернеті.
4. Розв’язання організаційних питань — ремонт та заміна обладнання, уніформа персоналу, планування постачання, редагування та оновлення сезонного меню ресторану.

Це ключові завдання керівника рестораном, але багато з них виконуються іншими людьми: комірником, бухгалтером, маркетологом та шеф-кухарем. Завдання керівника — знати всі процеси та контролювати виконання роботи персоналом.

9 правил менеджменту ресторану

Досвід роботи успішних ресторанів показує, що всюди потрібні правила, вони допоможуть покращити ресторанний менеджмент та уникнути основних помилок рестораторів. Розберемо основні моменти, які є важливими в управлінні рестораном.

Програмний РРО від Poster

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

1. Складання стратегії розвитку закладу

Менеджмент у ресторанному бізнесі — це основа, оскільки саме керівник із власником складають план розвитку ресторану. Тому перед тим, як планувати бюджет та наймання персоналу, потрібно скласти загальну стратегію розвитку ресторану. Головне в такій стратегії — вміти прогнозувати окупність бізнесу та знати, які можуть бути ризики ресторанного бізнесу.

З чого складається стратегія розвитку ресторану:

• Маркетингова стратегія
• Аналіз конкурентів.
• Визначення цільової аудиторії.
• План навчання персоналу.
• Прогнозування бюджету та окупності.
• Оцінка ризиків ресторану.

Ще на етапі складання бізнес-плану кафе потрібно провести оцінку ризиків ресторану, так, під час прогнозування ризиків термін окупності може збільшитися.

2. Ефективне управління фінансами ресторану

У ресторані є певний обіг фінансів: закупівля продуктів → прибуток за продаж → виплата зарплати персоналу тощо.

Частина прибутку завжди перебуває у грошовому потоці та завдання керівника контролювати їх.

Розпочати моніторинг фінансів варто з планування щомісячних витрат ресторану, куди входять непостійні та операційні витрати. Для цього можна скласти таблицю: розділіть витрати на категорії та пропишіть щомісячні платежі. Наприклад:

Категорія витрат

Заробітна плата персоналу

Податки на зарплату та прибуток

Разом за березень 2021

Таке планування покаже скільки чистого прибутку отримує ресторан і як скоротити витрати ресторану. Найзручніше вести такий звіт у програмі автоматизації, щоб не створювати таблиці та вручну не підраховувати підсумкові суми — програма зробить усе за вас, потрібно лише заповнити категорії витрат, суму та дату. Такі готові звіти допомагають заощадити час на моніторингу та рутинній роботі та спрямувати його на розвиток ресторану. Потрібно також не забувати про контроль та збільшення середнього чека ресторану, аналіз калькуляційних карт страв, а також регулярно проводити інвентаризацію в ресторані.

Система автоматизації у ресторані

Щоб спростити менеджеру ресторану роботу з фінансами — встановіть програму обліку Poster. Вона допоможе контролювати всі транзакції, які створюють співробітники на терміналі, а також адмін-панелі.

Наприкінці робочого періоду менеджер зможе переглянути підсумковий фінансовий звіт та оцінити фінансовий результат роботи ресторану.

3. Процес створення та редагування меню ресторану

Розробкою меню для ресторану та створенням технологічних карт для страв займається шеф-кухар, але завдання менеджера проаналізувати меню в цілому — наскільки маржинальні страви в меню, який у них фудкост і чи вони в цілому підходять під концепцію закладу. Також менеджер може брати участь у створенні меню та розрахунку калорійності страв, щоб оцінити яке обладнання знадобиться для приготування та яка буде різноманітність інгредієнтів. Коли у вас велике меню, то є ймовірність, що будуть витрати на списання продуктів, а зберігати все в замороженому вигляді не завжди можливо.

Якщо є питання щодо деяких позицій і незрозуміло, як скоротити меню, краще подивитися на звіти продажів, наприклад, ABC-аналіз. Він покаже які страви приносять більше прибутку, а які можна зовсім прибрати.

4. Управління персоналом

Люди — це найголовніша ланка. Кухарі та офіціанти повинні отримувати навички та мотивацію для роботи — це пряме завдання керівника. Також менеджер ресторану повинен брати участь у підборі персоналу та стежити за якісною роботою кожного працівника.

Як наймати персонал

У пріоритеті персонал кухні та зали, оскільки на цих людях зав’язана робота всього ресторану. При прийманні на роботу вивчіть попередній досвід роботи кандидата та звертайте увагу на його бажання вчитися та розвиватися — такі люди залишаться надовго у команді.

Обов’язково перевіряйте навички кухарів перед прийманням на роботу: попросіть їх розписати рецепт приготування однієї зі страв у вашому меню, щоб зрозуміти приблизний рівень підготовки. Наступним етапом буде приготувати цю страву.

Для працівників залу немає спеціальних перевірок, тут варто звертати увагу на манеру спілкування, доброзичливість та комунікабельність. Ми докладно розповіли про наймання працівників у статті «Як правильно підібрати персонал у ресторан».

Графік роботи

Спланувати графік допоможе правильно підібрана кількість персоналу. Від кількості людей у зміні безпосередньо залежить ефективність роботи кухні та зали. Якщо людей не вистачає, то від цього страждатиме сервіс ресторану та його репутація.

При складанні графіка змін враховуйте завантаженість ресторану, наприклад, у суботу ввечері на кухні має бути більше кухарів, ніж у середу. Скористайтеся графіком продажів, щоб наочно подивитися, коли у закладі найбільш завантажені дні та години.

Навчання персоналу

Навчання співробітників — це те, на чому не варто економити. Впровадьте навчання під час стажування нових співробітників, зробіть журнали з процесами ресторану та правилами, підберіть навчальні книги про сервіс, кулінарію та зберігання продуктів в ресторані. Не забувайте про те, що потрібно навчати й тих співробітників, які працюють у вас давно. Тренінги, підвищення кваліфікації та майстер-класи допоможуть покращити навички персоналу та зробити сервіс у ресторані кращим. Мотивуйте персонал як фінансово, так і емоційно — це допоможе працівникам створювати ще кращий сервіс для клієнтів.

5. Поліпшення сервісу для клієнтів

Поліпшення сервісу пов’язане з обслуговуванням клієнтів. Це ще один привід приділити увагу навчанню офіціантів та контролю якості у ресторані. Від процесу обслуговування залежить 80% настрою гостя, решта — їжа та атмосфера у ресторані.

Щоб підняти рівень сервісу, керівник повинен прислухатися до гостей, дивитися книгу скарг та читати відгуки в соц. мережах ресторану.

Варіанти покращення сервісу в ресторані:

• вітайте гостей біля столика чи прощайтеся на виході;
• пропонуйте гостям за очікування безплатні напої чи десерти;
• відповідайте на відгуки відвідувачів особисто, на скарги та складних гостей реагуйте одразу;
• ставте себе на місце відвідувача, щоб оцінити комфорт ресторану;
• скористайтесь послугою «таємний гість» у ресторані для додаткової оцінки сервісу;
• додайте можливість роботи з депозитним бронюванням столів

Гості, які одного разу залишилися незадоволені сервісом у вашому ресторані, можуть повернутися до вас, якщо їхню скаргу розглянули та вжили заходів. Але такі відвідувачі будуть більш прискіпливими до сервісу та ресторану загалом. Тому важливо на початковому етапі зробити сервіс таким, щоб відвідувачі не мали причин залишати скаргу або негативний відгук.

Зрозуміти, скільки прибутку приносить вам кожен клієнт допоможе показник LTV гостя. Цей показник показує «довіку» клієнта, тобто загальну суму прибутку, яку отримує ресторан за весь час співпраці з конкретним клієнтом. Цей показник не є таким поширеним серед рестораторів в Україні, але це ще один інструмент, який допоможе вести ваш бізнес.

6. Участь в організаційних питаннях

Такі питання, як постачання інгредієнтів, вирішуються на рівні комірника та кухаря, але керівник також повинен контролювати цей процес та брати безпосередню участь у виборі постачальників для ресторану. Банально, вартість накладної може відрізнятися від вартості, на яку розраховував ресторан. Керівнику потрібно ухвалити рішення про таке постачання — скасувати або внести у витрати на постачання більшу суму. Менеджер ресторану повинен повністю слідкувати за процесом прийомки товару в ресторані і відсотком втрат продуктів або назначити відповідальну особу, наприклад — комірника.

Другий момент — замовлення інвентарю, уніформи для персоналу та обладнання. Менеджер ресторану повинен бути в курсі середніх цін на ринку, щоб придбати обладнання не за завищеною ціною. Теж саме і з ремонтом обладнання, лінійний персонал передає що не так з обладнанням і менеджер розв’язує питання щодо заміни чи ремонту.

7. Маркетинг та просування ресторану

Маркетинг у ресторанному бізнесі це те, без чого не вдасться зробити заклад популярним. Сарафанне радіо, звичайно, залишається одним з успішних методів просування, але є й більш сучасні варіанти. Наприклад, зараз найактуальнішим є просувати ресторан в інтернеті. А без власного сайту складно й уявити популярний ресторан.

Завдання менеджера ресторану в тому, щоб знайти відповідні канали для реклами ресторану і робити бренд популярнішим. Буде добре, якщо вдасться делегувати просування ресторану маркетологу з досвідом.

Будьте в тренді та стежте за ринком громадського харчування, оскільки правила змінюються, криза та пандемія не дають шансу залишатися на місці — з’являється доставка їжі, напівфабрикатів та продуктів.

8. Вибір зручної системи керування закладом

Інструменти для управління повинні бути зручними, тому систему автоматизації потрібно підбирати під потреби ресторану. Основні люди, котрі працюватимуть із програмою — офіціанти, керівник та власник. Інші співробітники зазвичай використовують тільки звіти або бланки з таких програм.

Вибирати програму для обліку в ресторані власнику краще спільно з керівником, враховуючи його досвід та потреби у функціях для ведення управлінського обліку в ресторані.

Що може стати у пригоді для керівника у системі автоматизації:

Можливість редагувати меню. Для кожного керівника важливо швидко та ефективно керувати меню. Якщо інгредієнти для страви закінчились, в Poster є можливість швидко скрити страву в QR-меню та в застосунку для офіціантів.

Перегляд статистики та аналітики продажів. Завжди будьте в курсі продажів та контролюйте статистику закладу в адмін-панелі у розділі «Статистика». Налаштуйте гнучкі права доступу до розділів адмін-панелі, щоб не турбуватися про безпеку даних.

Докладний фінансовий звіт. Регулярний перегляд звітності допоможе вчасно проаналізувати прибуток та спланувати бюджет. Переглядайте транзакції та фінансовий звіт у розділі «Фінанси» в адмін-панелі.

Звіт щодо руху інгредієнтів на складі. Регулярний перегляд звіту за рухом інгредієнтів допоможе мати завжди актуальну інформацію про залишки на складі та грамотно планувати закупівлю продуктів. Аналізуйте звіт за рухом у розділі «Склад» в Poster.

Контроль робочих змін персоналу. Враховуйте робочий час працівників для розрахунку заробітної плати. Персонал працюватиме в закладі, а ви завжди зможете перевірити час початку та закінчення їх робочого дня.

Наявність мобільного додатка для ресторанів. З Poster офіціанти зможуть приймати замовлення прямо на смартфоні та, не відходячи від столика, відправляти побажання гостей кухарю.

До того ж програма має бути зі зручним інтерфейсом, щоб не витрачати багато часу на її вивчення. З Poster у вас буде 15 безплатних днів, щоб протестувати всі функції та вибрати зручний тариф для вашого ресторану. Якщо ви шукаєте систему обліку для вашого бізнесу, дізнайтеся більше про переваги Poster перед іншими pos-системами на сторінці порівняння з альтернативою r-keeper.

Одна POS-система вирішує всі питання: онлайн-каса, склад, фінанси, аналітика, CRM.

Что должен знать менеджер ресторана и как его подобрать

Рассказали, что делает менеджер в ресторане — его обязанности и принцип работы, когда нанимать этого специалиста, если открываете новое заведение, и как выбрать самого подходящего кандидата и не ошибиться.

Погнали

Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: обсуждаем открытие и развитие бизнеса в ресторанной индустрии.Общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры, актуальная информация

Бизнес, деньги, общепит

Кто такой менеджер ресторана?

Первый после Бога (речь о вас, разумеется). Если серьёзно, то управляющий − это ваша правая рука: иногда незаметная для гостей заведения, но твёрдо держащая в руках весь остальной персонал. Управляющий ресторана отвечает почти за всё: от чистоты в зале до закупок продукции и работы официантов.

Чем менеджер заведения отличается от директора? Он совмещает функции администратора и руководителя персонала. Отвечает за ежедневное решение всех текущих вопросов. Он точно знает, когда пополнить запасы рукколы, из чего сделан ваш фирменный соус, а также безошибочно разбирается в психотипах гостей.

Должностные обязанности менеджера ресторана, кафе

Задачи менеджера ресторана обычно очень широкие — он отвечает за ежедневное решение всех текущих вопросов, совмещает функции администратора и руководителя персонала. По сути, управляющий (так ещё называют эту должность) — это правая рука владельца заведения.

Нанимать управляющего лучше за три месяца до открытия ресторана или кафе, также как шеф-повара и технолога. Они помогут «поставить» кухню, описать стандарты работы. Менеджер ресторана поможет вам с подбором и обучением сотрудников.

Перечислим самые основные обязанности менеджера ресторана:

• подготовка заведения к открытию и закрытию;
• распределение обязанностей между сотрудниками, обучение персонала;
• контроль персонала, трудовой дисциплины и улаживание конфликтов;
• подбор персонала или его согласование;
• приём гостей – если в заведении нет хостес;
• контроль над организацией банкетов и выездных мероприятий;
• украшение зала к праздникам и организация выступлений приглашённых артистов;
• соблюдение противопожарных мер, СанПиНов, работа с контролирующими органами;
• работа с поставщиками;
• контроль работы с социальными сетями, вопросами гостей, отзывами;
• составление отчётности.

В трудовом договоре и штатном расписании компании необходимо зафиксировать, что должен делать менеджер ресторана именно с учётом особенностей вашего проекта.

Требования к менеджеру ресторана

Теперь подробнее поговорим про функции и качества менеджера ресторана — какие роли он должен совмещать в своей работе. Хорошо, когда у управляющего есть профильное образование по какой-то специальности — на собеседовании лучше уточнить это.

Итак, перечислим для менеджера ресторана требования к должности, которые можно дополнить и адаптировать под свой проект.

Финансист. Через управляющего каждый день проходит большой материальный поток – выручка, приём и списание продуктов.

Лидер. Он не просто организует работу подчинённых, он готов подставить им плечо в ответственный момент.

Хороший организатор. Это он чаще всего оперативно управляет большинством внутренних бизнес-процессов в вашем заведении.

Связующее звено. Управляющий обеспечивает связь сотрудников с вышестоящим руководством компании и отвечает за сплочённый, работоспособный коллектив.

Хозяйственник. Если в заведении нет завхоза, то управляющий ведёт учёт имущества, принимает решение о покупке новой мебели, оборудования и т.д.

Снабженец. Зачастую именно менеджер заведения отвечает за закупку продуктов и сырья и за всю коммерческую деятельность.

Психолог. От управляющего зависит, какой социально-психологический климат сложится в вашем коллективе. Сможет ли он грамотно гасить конфликты и умело разрешать споры. Он должен просчитывать любую ситуацию на несколько ходов вперёд.

Как выбрать идеального управляющего?

Контролёр. Хороший управляющий ресторана знает всё: сколько скатертей понадобится на банкет и кто из поставщиков умеет делать невозможное. И всё подмечает – от грязных манжет официанта до неправильной прожарки стейка клиента.

Мы рассмотрели, что должен знать менеджер ресторана. Теперь о том, как искать нужного специалиста и какую ошибку можно при этом допустить.

Важно: прежде, чем искать человека «со стороны», посмотрите свежим взглядом на свой коллектив. Возможно, кто-то из сотрудников уже давно «перерос» свою должность и при определённой подготовке станет толковым управляющим.

Если решили искать менеджера «со стороны» — подготовьтесь к личному собеседованию с кандидатами: соберите отзывы о заведениях, где работали кандидаты, если есть возможность — позвоните на предыдущие места работы, поговорите с экс-работодателями или людьми, которые знакомы с работой этих проектов. Подготовьте список вопросов для кандидата.

Планируешь запустить службу доставки еды, но боишься наделать ошибок? Приходи на вебинар «Как создать службу доставки еды» 15 июня от Олега Юдина — франчайзи Domino’s Pizza и совладельца агентства Fish&Fish.

Узнаешь всё о драйверах доставки в 2023 году. Регистрируйся

Читай письма

Ошибка при выборе управляющего

Неверный выбор управляющего — одна из распространённых ошибок рестораторов, которые открывают свой первый проект.

Может случиться, когда предприниматель нанимает понравившегося ему человека не разобравшись — а достаточно ли тот компетентен. Например, предприниматель знакомится с управляющим другого ресторана, они находят общий язык, и тот предлагает: «Давайте помогу открыть вам собственный ресторан». Потенциальный владелец думает: «Это же отличное сотрудничество, ведь человек уже работает в этой сфере».

А на деле этот управляющий может оказаться не таким опытным. Он может сделать красивую презентацию, вдохновляюще описать будущий проект. Но при воплощении выяснится, что не учтено огромное количество мелочей, которые определяют успех заведения и его прибыльность: ошиблись с помещением, выбрали не ту концепцию, наняли не того шеф-повара. И на выходе получается неудачный проект, который не продержится на рынке.

Проблема ещё в том, что сложно найти человека, который хорошо разбирается в создании ресторанного бизнеса. Обычно у таких людей уже есть свои заведения.

Рекомендация. Чтобы избежать этой ошибки, вы можете попробовать открыть заведение с партнёром — у кого уже есть свой ресторанный бизнес или опыт в этой сфере. Ещё вариант — франчайзинг. Если хотите попробовать сделать собственный проект, можете обратиться в рекрутинговые агентства в сфере HoReCa — они могут помочь найти хорошего управляющего.

Как стать управляющим ресторана?

Хотите пройти собеседование? Без опыта работы не обойтись. На эту должность обычно берут тех, кто досконально знает всю «кухню» изнутри. Заручитесь рекомендациями с бывших мест работы, сертификатами об обучении и будьте готовы учиться ещё. Сейчас есть курсы по управлению рестораном даже от известных обучающих платформ типа Нетологии и Skillbox.

Помимо опыта и знаний для выполнения обязанностей менеджера ресторана, как мы говорили выше, важны и личные качества. Ценится воспитание и харизма. Толковый управляющий заведения грамотно лавирует между интересами гостей и защитой «своих ребят». Он легко располагает к себе людей. Тактично общается со всеми посетителя и умеет говорить с ними на одном языке. Кроме того, желательно владеть хотя бы одним иностранным языком.

Советы рестораторов

Марина Покацкая, исполнительный директор компании «МВ Синема групп» (г. Улан-Удэ):

«Считаю, что грамотный управляющий должен прежде всего обладать хорошим эстетическим и гастрономическим вкусом. Обязательно знать все элементы, правила и законы сервиса и обслуживания. Уметь работать с людьми, руководить ими и направлять, создавать команду. Знать все требования, предъявляемые к ресторанному бизнесу и к общепиту в целом.

Если человек не знает, как называется блюдо, это не страшно. На это я могу закрыть глаза. Но если он не может отличить прожарку стейка medium well от medium, наверное, это будет непростительной ошибкой. Или если управляющий не понимает вкуса приготовленного блюда, не может понять, насколько оно качественное и приготовлено ли по технологии.

Успешный управляющий заведения – обязательно дисциплинированный, креативный, творческий, хороший руководитель. Специализированное высшее образование приветствуется, но, как показывает практика и мой опыт, таких людей единицы. Поэтому этот фактор не всегда применим.

Мы готовим управляющих сами. Думаю, это большой плюс, если управляющий приходит из внутреннего резерва. Когда человек в твоём заведении начал «с низов», вырос и сделал карьеру. Знаю по себе: если хочешь добиться успеха в чём-то, будь то ресторанный бизнес, торговля или производство, ты должен пройти все этапы того, чем занимаешься.

Выращивать управляющих внутри заведения можно и даже, думаю, нужно. Уверена, что в этом случае получаются лучшие сотрудники, лучшие люди команды».

Евгения Лерман, руководитель образовательных программ ServiceGuru (г. Москва):

«Чтобы найти подходящего человека, нужно в первую очередь определиться с требованиями. Как можно более конкретно сформулировать, кого именно вы хотите видеть на этой позиции, и что конкретно этот человек будет делать.

Где искать? Не всегда большой опыт работы в ресторанной сфере даёт нам гарантию, что человек поведёт наш бизнес в нужном направлении. Поэтому найти ответственного лидера, но с опытом в другой сфере − возможно.

Лично я считаю не совсем этичным «хантить» готовых управляющих из других ресторанов. Только в том случае, когда кандидат пришёл к вам сам. Но знаю, что такие схемы работают. Найти внешнего специалиста на позицию управляющего можно по рекомендациям коллег, через профессиональные группы по поиску сотрудников в рестораны, через специальные HR-агентства, ориентированные на ресторанный рынок, ну и через соцсети, конечно.

Успешный управляющий заведения – это спокойный, уверенный в себе, дисциплинированный лидер. За таким хочется идти. Он умеет учить и развивать людей, чётко и грамотно ставить задачи, постоянно давать обратную связь и контролировать процесс. Он должен быть идеальным примером дисциплины для своей команды. Разумеется, управляющий должен хорошо понимать экономику ресторана: откуда берутся деньги и куда они уходят.

Непростительной ошибкой я считаю грубость и хамство по отношению к сотрудникам. Если я вижу, что управляющий при всех громко распекает сотрудника (за любой проступок) – он не будет работать со мной. Ещё не терплю нечестного отношения и работы «на отвали».

Я считаю, что вырастить его внутри заведения можно, и нужно. Лучшие управляющие как раз и вырастают из официантов и барменов. Поэтому так важно постоянно вкладываться в своих людей».