Використання факсимільного підпису — помилки і наслідки

Факсиміле є відтворенням підпису особи за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання (п. 3 ст. 207 ЦК України). Факсиміле досить широко застосовується під час підписання різноманітних документів, що прямо передбачено спеціальним законодавством. Утім застосування такого відтворення підпису у трудових відносинах не регламентується трудовим законодавством, що є прогалиною у правовому регулюванні й породжує юридичні помилки.

Постанова Верховного Суду (далі — ВС) від 18 лютого 2019 року у справі № 757/1033/16-ц.

Обставини справи

Між позивачем та організацією-відповідачем було укладено контракт про прийняття позивача на роботу на посаду директора державного підприємства (ДП). У цьому контракті сторони виклали зміст своїх прав та обов’язків, строк його дії, зазначили, що будь-які зміни та доповнення до нього вважаються дійсними, якщо вони здійсненні в письмовій формі та підписані сторонами. Сторони погодили строк його дії з 27 червня 2013 року до 26 червня 2014 року, тобто на 1 рік. Наказом від 25 червня 2013 року позивача призначено на посаду директора ДП.

Додаток до трудового контракту з боку роботодавця було підписано шляхом проставлення факсиміле, як і сам трудовий контракт.

Листом від 26 квітня 2014 року позивача попереджено, що зазначений контракт між сторонами діє до 26 червня 2014 року і не буде продовжуватися або укладатися на новий чи інший термін. Наказом від 26 червня 2014 року позивача звільнено з роботи з 26 червня 2014 року.

Надалі позивач звернувся до суду з позовом про визнання незаконним та скасування наказу, поновлення на роботі, стягнення середнього заробітку за час вимушеного прогулу. Рішенням районного суду в задоволенні позову відмовлено. А ухвалою апеляційного суду рішення залишено без змін. Позивач подав касаційну скаргу до ВС.

У ній він посилається на те, що суди попередніх інстанцій дійшли помилкових висновків про відмову в задоволенні позову, оскільки вони не відповідають матеріалам справи та вимогам закону. Позивач зазначає, що додаток до трудового контракту з боку роботодавця було підписано шляхом проставлення факсиміле, як і сам трудовий контракт. Суди на вказане не звернули уваги та не дослідили оригінал основного контракту. Вказувалося й на те, що підписання документів за допомогою факсиміле законом не заборонено, крім того, жодних заперечень щодо сплати йому нарахувань роботодавець не висловив.

Правова позиція ВС

Верховний Суд не погодився з доводами позивача в касаційній скарзі і дійшов таких висновків. Відповідно до частини третьої статті 21 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) контракт є особливою формою трудового договору, в якому строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін. Сфера застосування контракту визначається законами України.

Відповідно до пункту 2 частини першої статті 36 КЗпП України, підставою припинення трудового договору є закінчення строку (пункти 2 і 3 статті 23), крім випадків, коли трудові відносини фактично тривають і жодна зі сторін не поставила вимогу про їх припинення.

Згідно з частиною третьою статті 207 ЦК України, використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

На думку Верховного Суду суди першої та апеляційної інстанцій дійшли правильного висновку про відмову в задоволення позову, оскільки позивачем належними та допустимими доказами не доведено правомірність своїх вимог, а посилання позивача на те, що 27 червня 2013 року до спірного контракту, сторонами укладено додаткову угоду, якою продовжено термін дії контракту до 26 червня 2016 року, не доведені належними доказами з огляду на таке.

ВС виходив з того, що копія Додаткової угоди від 27 червня 2013 року не може вважатися належним та допустимим доказом, оскільки не посвідчена належним чином, не містить оригінального підпису уповноваженої на укладання такої угоди посадової особи. Крім того, на думку Верховного Суду, посвідчення змін до зазначеного контракту факсимільним відтворенням підпису сторонами при його укладенні не обумовлювалося, трудовим законодавством не передбачено, зміни у наказ про прийняття позивача на роботу на підставі укладеного контракту, зокрема, щодо строку його дії не вносилися, а необхідність укладання додаткової угоди у перший робочий день позивача не доведена.

Слід зазначити, що суди першої та апеляційної інстанції надали належну правову оцінку вказаним доводам та обґрунтовано дійшли висновку про відмову в задоволенні позову, оскільки ні законом, ні актами цивільного законодавства, ні укладеним контрактом сторонами не було погоджено використання факсиміле, правочин у формі додаткової угоди до зазначеного контракту не можна вважати вчиненим, відтак вказана угода не породжує правових наслідків.

У задоволенні касаційної скарги відмовлено, попередні судові рішення про відмову у позові про поновлення на роботі — залишено без змін.

Коментар і рекомендації

У наведеній справі Верховний Суд висловив свою позицію з двох важливих питань практики укладення і розірвання трудових договорів (контрактів): можливість використання факсимільного підпису та взаємозв’язок між укладенням трудового контракту і наказом про прийом на роботу — у контексті юридично вірного оформлення трудових відносин, наступних змін у характері цих відносин.

Використання факсимільного підпису для цивільно-правових (господарських) договорів передбачено у ч. 3 ст. 207 ЦК України (загальне правило). Для цього встановлені дві умови:

• використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін;
• якщо використання факсимільного підпису передбачили сторони договору у відповідній угоді, то ця угода має містити зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Можливість використання факсиміле в інших, крім цивільно-правових, відносинах, що не регулюється ЦК України, має бути передбачена окремим спеціальним законодавством. Так, стосовно документів бухгалтерського обліку в п. 2.5. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджених наказом Мінфіну України від 24 травня 1995 р. № 88 (з наступними змінами і доповненнями) передбачено, що використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Стосовно ж трудових відносин і коментованої справи, то Верховний Суд вказав на неприйнятність факсиміле з таких підстав:

• подібне не передбачено трудовим законодавством (ст. 24 КЗпП);
• окремо не передбачено сторонами при укладенні і змінах контракту;
• не має зразків відповідного аналога власноручних (оригінальних) підписів сторін.

При цьому позивач посилався на те, що підписання документів у трудових відносинах за допомогою факсиміле законом не заборонено.

Стосовно можливого зв’язку між укладенням трудового контракту і наказом про прийом на роботу — у контексті юридично вірного оформлення трудових відносин, то ВСУ зазначив, що зміни в наказ про прийняття позивача на роботу на підставі укладеного контракту, зокрема, щодо строку його дії не вносилися. Через це подовження строку трудових відносин ВС не визнав. Отже, можна дійти висновку, що одного трудового контракту для таких ситуацій недостатньо й досягнута сторонами угода має бути остаточно оформлена відповідним наказом по кадрах.

Варто звернути увагу на Положенні про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затвердженому постановою КМУ від 19 березня 1994 р. № 170 (з наступними змінами і доповненнями, далі — постанова КМУ), хоча його дія й не поширюється на керівників підприємств державної форми власності (для них окрема постанова). Постановою КМУ передбачено, що контракт є підставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття (найняття) працівника на роботу з дня, встановленого в контракті за угодою сторін. Поряд із цим передбачено, що контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами в документі, й може бути змінений за згодою сторін, складеною у письмовій формі.

Для керівників державних підприємств (як і в коментованій справі) слід застосовувати Типову форму контракту, затвердженому постановою КМУ від 2 серпня 1995 р. № 597. Тут у п. 2. передбачено, що саме на підставі контракту виникають трудові відносини між керівником підприємства та органом управління майном цього підприємства.

З урахуванням вищенаведеного виникає певна колізія і можливість для суперечливих тлумачень. Утім на підставі ч. 5, 6 ст. 13 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» вис новки щодо застосування норм права, викладені в постановах Верховного Суду, є обов’язковими для всіх суб’єктів владних повноважень, які застосовують у своїй діяльності нормативно-правовий акт, що містить відповідну норму права. Виснов ки щодо застосування норм права, викладені в постановах Верховного Суду, враховуються іншими судами при застосуванні таких норм права.

Остаточно можна дійти таких висновків:

При застосуванні факсимільного підпису у трудових контрактах і змінах, доповненнях до них — слід керуватись за аналогією положеннями ч. 3 ст. 207 ЦК України

Укладення трудового контракту і зміни до нього мають супроводжуватися виданням відповідних наказів.

Факсиміле замість підпису: секрет правильного використання

Із цієї статті ви дізнаєтеся: як використовувати факсимільне відтворення підпису під час укладання договорів із контрагентами та у власних внутрішніх документах, якою є позиція суду стосовно неналежного застосування факсиміле в договорах.

Сучасне підприємство має багато документів, які підписує директор (керівник). У такому разі, з точки зору економії часу, досить зручно використовувати факсиміле. Утім мало хто розбирається, як його законно застосовувати. Тому в консультації розглянемо порядок використання факсимільного відтворення підпису та думку суду із цього питання.

Використання факсиміле в договорах із контрагентами

Порядок використання факсиміле регулюється, зокрема:

Основне правило, яке визначено в обох нормах, звучить так: використання у разі вчинення правочинів факсимільного відтворення підпису допускається у випадках, установлених законом або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Чому так важливо дотримуватися цього правила? Тому що в разі підписання договору неналежним чином, договір уважається неукладеним у письмовій формі (ст. 207, 208, 218 ЦК).

Слід зазначити, що недотримання письмової форми договору не означає його автоматичної недійсності. Адже обов’язкова письмова форма установлена не для всіх договорів.

Договір, для якого законом не передбачена обов’язкова письмова форма, вважається вчиненим, якщо поведінка сторін засвідчує їхню волю до настання відповідних правових наслідків (ч. 2 ст. 205 ЦК). Це може підтверджуватися письмовими доказами (електронними та паперовими листами), а також поясненнями сторін. Тобто сторони вели перемовини та є листи, які підтвердять їхню домовленість.

Крім того, договір, який згідно із законом уважається недійсним у разі недотримання письмової форми, за наявності спору між сторонами може бути визнаний судом дійсним. Це правило діє, якщо замість письмового укладено усний договір та одна зі сторін вчинила дію, а друга підтвердила її вчинення, зокрема, прийнявши її виконання (ч. 2 ст. 218 ЦК). Тобто сторони не уклали як належить письмовий договір, а домовилися усно, але кожна сторона вчиняє дії, які розцінюються як визнання правовідносин (виконує роботи, оплачує їх тощо).

Таким чином, використання факсимільного відтворення підпису можливе, коли сторони прямо вказали на це в договорі та навели зразки оригіналів таких підписів. При цьому кожна сторона має погодитися на застосування факсиміле. Без цього використовувати факсиміле на угодах не можна.

Використання факсиміле на внутрішніх документах

Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 163-2003» (далі – Стандарт № 163) використовується для створення організаційно-розпорядчих документів (листи, накази, розпорядження, положення, протоколи тощо) підприємствами, установами, організаціями усіх форм власності. Стандарт № 163 не передбачає застосування аналога власноручного підпису під час складання та погодження внутрішніх документів по підприємству.

Проте ЦК має вищу юридичну силу, тому, аби застосовувати факсиміле у внутрішніх документах підприємства, можна розробити внутрішнє положення про порядок ведення діловодства на підприємстві. У цьому положенні слід визначити порядок та спосіб використання факсиміле (на яких саме документах, хто відповідальний, хто проставляє). Тоді у підприємства буде право застосовувати факсиміле на внутрішніх документах.

Майте на увазі! Для використання факсиміле на організаційно-розпорядчих документах підприємства його треба узаконити. Наприклад, розробити внутрішнє положення про порядок ведення діловодства на підприємстві, в якому буде прописано право застосовувати факсиміле на таких документах.

Що говорить судова практика

Коли правовідносини між сторонами тільки виникають, ніхто не має претензій один до одного. Але хто знає, що буде через деякий час. Судова практика містить спори стосовно визнання договору неукладеним через його підписання за допомогою факсимільного відтворення підпису (див. постанови ВГСУ від 19.05.10 р. у справі № 2/82-09, від 09.06.15 р. у справі № 920/1148/14, постанову Київського апеляційного господарського суду від 30.01.17 р. у справі № 911/750/16).

Судам у даному випадку не важливо, які у сторін особисті відносини, що підприємство має усталену звичку і проставляє на усіх договорах факсиміле, що директор хворів і не зміг виїхати до офісу для підписання угоди. Головне, що говорить законодавство: для застосування факсимільного відтворення підпису під час оформлення правочинів, здійснення інших господарських операцій сторони повинні дійти взаємної згоди та зафіксувати її, зокрема, у додатках до договору або у спеціальній письмовій угоді, де відображаються зразки оригінального (рукописного) та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін (ч. 3 ст. 207 ЦК).

Отже, суди не дозволяють відхилятися від установленого порядку.

Висновки

Для застосування факсиміле під час оформлення правочинів, здійснення інших господарських операцій сторони повинні дійти взаємної згоди та зафіксувати її, зокрема, шляхом укладення окремої письмової угоди з наведенням зразків оригінального (рукописного) і факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін. Тільки за таких обставин використання факсиміле буде законним та не призведе до негативних наслідків.