Отримати підтвердження доставки листа та прочитати квитанцію в Outlook

Хочете переконатися, що люди отримують ваші електронні листи? Функції доставки та квитанції про прочитання в Outlook повідомлять вас, коли ваше повідомлення буде доставлено та відкрито. У цій статті ви дізнаєтеся, як відстежувати надіслані повідомлення та відключати запити на отримання квитанцій про прочитання в Outlook 2019, 2016 та 2013.

Я відправив листа, але чи отримали його? Мабуть, це питання час від часу спантеличує кожного з нас. На щастя, Microsoft Outlook має дві чудові функції, які допомагають користувачам дізнатися, що сталося з їхніми електронними листами після того, як вони натиснули кнопку “Відправити”. Це – Outlook Read та Delivery Receiptions.

Коли ви надсилаєте важливе повідомлення, ви можете запросити один з них або обидва одразу. Або ж ви можете додавати квитанції про прочитання до всіх ваших листів. Ви навіть можете створити спеціальне правило для квитанцій про прочитання або вимкнути запити про прочитання, якщо вони вам набридають. Хочете дізнатися, як це зробити? Тоді читайте цю статтю!

Замовити доставку та ознайомитися з квитанціями

Спочатку давайте визначимо різницю між доставкою та прочитанням квитанцій. квитанція про доставку інформує вас про те, що ваше електронне повідомлення було або не було доставлено до поштової скриньки одержувача. прочитати квитанцію показує, що повідомлення було відкрито.

Коли ви надсилаєте електронний лист, він потрапляє на поштовий сервер одержувача, який доставляє його до його поштової скриньки. Таким чином, коли ви отримуєте квитанцію про доставку, вона показує, що повідомлення успішно досягло цільового поштового сервера. Це не гарантує, що електронний лист потрапив до поштової скриньки одержувача. Він може бути випадково видалений до папки небажаної пошти.

Підтвердження про прочитання надсилає той, хто відкриває повідомлення. Якщо ви отримали підтвердження, що ваш лист був прочитаний адресатом, очевидно, що лист також був доставлений. Але не навпаки.

Зараз я хотів би показати вам, як запитувати доставку і прочитання квитанцій для одного повідомлення і для всіх електронних листів, які ви відправляєте. Ви також побачите, як встановити правило, засноване на отриманні квитанцій про доставку і прочитання, в Outlook 2013.

Відстежити одне повідомлення

Якщо ви надсилаєте дійсно важливе повідомлення і хочете бути впевненими, що одержувач його отримає і відкриє, ви можете легко додати запити на доставку і прочитання до цього одного повідомлення:

• Створіть новий email.
• Натисніть на кнопку ВАРІАНТИ у вкладці Нова електронна пошта вікно.
• Поставте галочку “Запросити квитанцію про доставку і “Запросити квитанцію про прочитання ящики в Відстеження група.
• Преса Надіслати .

Як тільки повідомлення буде доставлено і одержувач відкриє його, ви отримаєте сповіщення про прочитання листа, як показано нижче.

Ви бачите, що звичайне повідомлення електронною поштою зазвичай містить ім’я та адресу електронної пошти одержувача, тему, дату та час відправлення електронного листа, а також час, коли одержувач його відкрив.

До речі, якщо після відправлення повідомлення ви виявили, що забули прикріпити файл або вказати щось дійсно важливе, ви можете відкликати відправлене повідомлення.

Слідкуйте за всіма відправленими листами

Уявімо іншу ситуацію: припустимо, що всі листи, які ви відправляєте, є критично важливими, і ви хочете ще раз перевірити, що кожен лист дійшов до адресата. Тоді краще замовити доставку і прочитати квитанції для всіх вихідних повідомлень:

• Натисніть на кнопку ФАЙЛ рахунок.
• Обирайте Опції формують ФАЙЛ меню.
• Натисніть на Пошта в Параметри Outlook діалогове вікно.
• Прокрутіть вниз до розділу Відстеження в цьому районі.
• Перевірте “Квитанція про доставку, що підтверджує доставку повідомлення на поштовий сервер одержувача і “Прочитати квитанцію, яка підтверджує, що одержувач переглянув повідомлення коробки.
• Натисніть ГАРАЗД. .

Тепер ви знаєте, як відстежувати одне повідомлення і всі вихідні листи. А що робити, якщо ви хочете отримувати квитанції про прочитання тільки для листів з вкладеннями або для листів з певними словами в темі або тілі? Дізнайтеся рішення в наступній частині статті.

Створіть правило зчитування квитанції

В Outlook 2010 та 2013 є можливість встановити спеціальне правило для отримання доставки та читання квитанцій. Це означає, що ви будете отримувати сповіщення при виконанні певних умов. Виконайте наведені нижче дії, щоб налаштувати правило відповідно до ваших потреб:

• Запустити Outlook.
• Перейдіть до в “Урядовому кур’єрі”. ГОЛОВНА вкладка ->; Перемістити група.
• Натисніть на Правила .
• Обирайте Керування правилами та оповіщеннями опція від Правила випадаючий список.
• Натисніть на кнопку Правила користування електронною поштою у вікні, що з’явиться на вашому екрані.
• Натисніть кнопку Нове правило кнопку, щоб запустити Майстер правил .
• Виберіть “Застосувати правило до повідомлень, які я отримую або “Застосувати правило до повідомлень, які я надсилаю в Почніть з чистого аркуша розділ.
• Натисніть Далі .
• Відмітьте умову(и) із запропонованого переліку.

Наприклад, я вибираю умову “з конкретними словами на адресу одержувача Це означає, що я вимагаю квитанцію про прочитання лише від адресатів, які мають у своїй електронній адресі специфічні слова. Що це за специфічні слова – читайте нижче.

• У полі під переліком умов натисніть на кнопку посилання (підкреслене значення) для редагування опису правила.

У моєму випадку підкреслене значення становить “конкретні слова .

• Введіть слово або фразу для пошуку в адресі одержувача.
• Натисніть Додати і слова з’являться в списку пошуку.
• Натисніть ГАРАЗД. для збереження змін.

Ми повертаємося до теми Майстер правил і в полі під переліком умов я бачу, що опис правила майже завершено.

• Натисніть Далі перейти до переліку дій.
• У моєму випадку я хочу отримувати сповіщення про прочитання повідомлення, тому обираю опцію “Відмітити необхідну дію”. “повідомити мене, коли він буде прочитаний варіант.
• Натисніть Далі .
• Виберіть будь-які винятки зі свого правила, якщо вважаєте за потрібне.

Мені для моєї нічого не потрібно.

• Натисніть Наступний.
• Перевірте, чи все правильно вказано в описі правила. Ви також можете вказати назву для правила або налаштувати параметри правила.
• Натисніть Фініш .
• В рамках проекту Правила та попередження перший клік у вікні Подати заявку а потім ГАРАЗД.

Тепер встановлено правило запиту квитанції про прочитання! Тепер я буду отримувати квитанції про прочитання лише за листи, які я надсилаю на адреси з конкретними словами.

Відстежуйте відповіді на квитанції

Замість того, щоб прокручувати сотні прочитаних квитанцій у вашій поштовій скриньці, скористайтеся наступним трюком, щоб побачити всіх одержувачів, які читали вашу електронну пошту.

• Перейдіть на сторінку Відправлені товари папка.
• Відкрийте повідомлення, яке ви надіслали із запитом. Зазвичай воно позначене спеціальним знаком, як на скріншоті нижче.
• Натисніть Відстеження в Показати група на ПОВІДОМЛЕННЯ рахунок.

Тепер ви можете бачити, скільки адресатів прочитали ваше повідомлення і коли вони це зробили.

Примітка: В рамках проекту Відстеження не з’явиться, поки ви не отримаєте хоча б одну квитанцію. Після отримання першої квитанції у папку “Вхідні” може пройти кілька хвилин, перш ніж кнопка стане доступною.

Відключити запити на зчитування квитанцій

Тепер подивимось на запит про ознайомлення з текстом з точки зору одержувача.

Якщо ви отримуєте його раз на рік, ви, швидше за все, підтвердите, що отримали повідомлення. Але якщо вас постійно просять надіслати квитанцію про прочитання кожного отриманого повідомлення, одного разу це може діяти вам на нерви. Що ви можете зробити?

Спосіб 1.

Запит на отримання квитанції про прочитання в Outlook 2013 виглядає так, як показано на наступному скріншоті.

Примітка: Повідомлення із запитом відображається лише за умови подвійного клацання на електронному листі для його відкриття. Якщо ви читаєте лист у вікні попереднього перегляду, вікно запиту не з’являється. У цьому випадку вам необхідно переключитися на інший лист для того, щоб з’явився запит на отримання підтвердження прочитання.

Якщо ви не хочете, щоб відправник знав, що ви відкрили і прочитали саме цей лист, просто виберіть Ні Якщо ви не хочете, щоб це повторювалося, натисніть кнопку “Більше не питайте мене про надсилання квитанцій прапорець.

Наступного разу, коли ви отримаєте повідомлення, що містить запит на підтвердження прочитання, Outlook не відображатиме жодних сповіщень.

Спосіб 2

Існує ще один спосіб блокування запитів на читання квитанцій.

• Перейдіть до ФАЙЛ -> Опції .
• Обирайте Пошта від Параметри Outlook і перейдіть до меню Відстеження в цьому районі.
• Виберіть пункт “Ніколи не надсилайте прочитану квитанцію радіокнопка.
• Натисніть ГАРАЗД. .

Якщо ви обираєте “Завжди надсилайте прочитану квитанцію Outlook автоматично повертатиме квитанції відправникам. Повідомлення із запитом більше не турбуватимуть вас. Схоже, ще один хороший вихід 🙂

Порада: Звертайте увагу на посилання, за якими ви переходите в отриманих листах. Всі URL-скорочувачі (наприклад, bit.ly) можуть відстежувати ваші переходи. Повідомлення також може містити зображення для відстеження, тому при завантаженні зображення воно може активувати код відстеження і стане зрозуміло, що лист відкрито.

Послуги відстеження електронної пошти

Якщо і відправник, і одержувач використовують Microsoft Outlook з сервером Exchange Server, то запросити квитанцію про доставку та отримати повідомлення про відкриття листа одержувачем не складає жодних проблем. Але не всі поштові клієнти підтримують цю функцію підтвердження пошти. Що ж робити в такому випадку?

Існує безліч сервісів для відстеження ваших електронних листів. Найвідоміші з них – getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com. Всі вони використовують у своїй роботі один і той же принцип. Коли ви готові відправити своє повідомлення, ви просто додаєте адресу сервісу відстеження до адреси електронної пошти одержувача, і ваше повідомлення виявляється автоматично і непомітно відстежуваним. Як тільки одержувач отримаєвідкривши лист, ви отримаєте повідомлення від сервісу, а ваш одержувач про це не дізнається. Інформація, яку ви отримуєте, варіюється від сервісу до сервісу. Більшість з них повідомляє, коли ваше повідомлення було відкрито, скільки часу знадобилося одержувачу, щоб прочитати його, і де знаходився адресат, коли він отримав повідомлення.

Примітка: сервіси відстеження електронної пошти не дають 100% гарантії того, що ваш лист був прочитаний. Вони можуть відстежувати тільки HTML-повідомлення (а не звичайні текстові). HTML-листи зазвичай містять зображення, які часто вимкнені за замовчуванням або заблоковані. Сервіси покладаються на вставку скриптів у вміст листа, який буде доставлений одержувачу, але більшість сучасних поштових програм спрацьовують на небезпечний вміст.Через це робота багатьох сервісів відстеження припинилася.

Ані квитанції про доставку/прочитання Outlook, ані сервіси відстеження електронної пошти не можуть гарантувати, що одержувач прочитав і зрозумів повідомлення. Але, тим не менш, квитанції про доставку та прочитання є одними з найкорисніших інструментів, які надає Outlook 2016, 2013 та 2010 років.

Michael Brown

Майкл Браун — відданий ентузіаст технологій із пристрастю до спрощення складних процесів за допомогою програмних засобів. Маючи понад десятирічний досвід роботи в технологічній індустрії, він відточив свої навички роботи з Microsoft Excel і Outlook, а також із Google Таблицями та Документами. Блог Майкла присвячений тому, щоб поділитися своїми знаннями та досвідом з іншими, надаючи прості поради та навчальні посібники для підвищення продуктивності та ефективності. Незалежно від того, чи є ви досвідченим професіоналом чи початківцем, блог Майкла пропонує цінну інформацію та практичні поради щодо отримання максимальної користі від цих основних програмних інструментів.

Як правильно почати та завершити професійний діловий електронний лист.

Без електронної пошти сьогодні неможливо обійтися ні в діловому, ні в особистому житті. При цьому мало хто знає, як правильно почати й завершити електронне повідомлення, щоб домогтися бажаного результату.

В ході цього курсу я покажу вам кращий спосіб написання початку та кінцівки ділового повідомлення. Я також поясню особливості стилістики електронних повідомлень, і чому важливо точно визначати свою цільову аудиторію.

1. Знайте свою цільову аудиторію.

Щоб початок та кінець вашого повідомлення справили бажаний ефект, вам необхідно визначити, хто в вашій цільовій аудиторії. Цільова аудиторія – це ті люди, для кого призначене ваше повідомлення. До неї може відноситись конкретна людина або група людей.

Наприклад, веб-розробнику необхідно зв’язатися з компанією, щоб дізнатися, чи є у них необхідність в послугах з веб-розробки. В цьому випадку цільовою аудиторією буде менеджер з кадрів. У свою чергу, коли ви пишете своєму приятелю, щоб дізнатися, чи є в їх компанії вакансія для веб-розробника. Тоді цільова аудиторія – це ваш приятель.

Важливо знати, кому саме призначене ваше повідомлення. Від того, кому саме ви пишете, зміниться стиль повідомлення, включаючи початок та кінець. Ось дві ключові відмінності у визначенні цільової аудиторії:

Знайома аудиторія або незнайома аудиторія?

Це розумна ідея – дізнатися про свою аудиторію якомога більше. Якщо є така можливість, адресуйте своє повідомлення тому, з ким ви особисто знайомі в організації.

Якщо ви ні з ким в цій компанії не знайомі, спробуйте знайти ім’я та посаду людини, якій направляєте повідомлення. Люди схильні відповідати на повідомлення, адресовані особисто їм.

Іноді доводиться адресувати свої повідомлення незнайомій аудиторії. Наприклад, ви побачили рекламу про пропозицію роботи для фрілансерів, і в ній немає імені або адреси контактної особи. Ви переглянули всю інформацію про компанію, але так і не знайшли, хто саме вирішує кадрові питання. У таких випадках не залишається нічого кращого, як почати повідомлення з загального доброзичливого привітання “Добрий день”.

Уникайте звернень типу “Усім зацікавленим особам”, такі звернення занадто незграбні та формальні.

Аудиторія також впливає на стиль і тон вашого повідомлення. Ділове електронне повідомлення, адресоване знайомому, може бути менш формальним та більш прямим у порівнянні з повідомленням для людини, яку ви навряд знаєте, або тому, кого ви ніколи не зустрічали.

Окрема людина або група?

Завжди намагайтеся адресувати своє повідомлення конкретній людині, наскільки це можливо. Буває, виникають ділові ситуації, коли вам необхідно написати цілій групі людей. Ось кілька прикладів:

• електронний лист для групи клієнтів про зміни в їх обслуговуванні
• рекламна розсилка вашої компанії для зацікавлених передплатників
• повідомлення групі професіоналів, з якими ви співпрацюєте

Я переконана, що ви можете придумати інші приклади, які можна застосувати до вашого власного бізнесу.

Якщо ви відправляєте електронний лист цілій групі людей, було б непогано мати загальну характеристику цієї групи. Це допоможе вам визначитися з тоном повідомлення і з тим, як до них звернутися.

Наприклад, повідомлення, адресоване групі юристів, буде більш формальним, ніж повідомлення для групи студентів вишу.

2. Вибір стилю: формальний або неформальний?

Стиль, який ви використовуєте для написання своїх електронних листів, впливає на ефективність вашої електронної пошти. Відповідно початок та кінець вашого повідомлення буде відрізнятись в залежності від обраного вами стилю.

Є три речі, які потрібно знати про стилі електронного листування:

1. Коли використовувати формальний (офіційний) стиль.
2. Коли використовувати неформальний (неофіційний) стиль.
3. Слідкуйте за своїм тоном.

Розгляньмо кожен стиль електронного листування.

Формальний стиль електронного листування

Кілька років тому у всіх ділових повідомленнях використовувався формальний (офіційний) стиль. Можливо, вас навчили використовувати формальний стиль для написання всіх ваших ділових листів.

Основна проблема з багатьма офіційними привітаннями в тому, що формальні вітання звучать занадто суворо.

Зверніть увагу, який тон спілкування прийнятий в організації, якій ви пишете. Багато компаній сьогодні віддають перевагу простому, неформальному (особистому) стилю, навіть в діловому листуванні.

Неформальний стиль електронного листування

Хоча формальний стиль електронного листування використовується на багатьох підприємствах, деякі компанії вважають за краще менш формальний тон. Ось деякі ознаки того, що у вашому листі доцільно використовувати менш формальну мову:

• Повідомлення від всіх співробітників, які ви отримуєте від конкретної організації, написані в неформальному стилі. Особливо звертайте увагу на повідомлення від керівників організації. Як вони написані?
• Одержувачі пропонують вам звертатися до них менш формально. Наприклад, ви звернулись у повідомленні зі словами: “Шановний пане Браун”, а він пише вам у відповідь: “Пан Браун – це мій батько, кличте мене Боб”.
• Ви добре знайомі з одержувачем. Коли ви пишете ділове повідомлення другові або колезі, з ким ви добре знайомі, природно звертатися до них на ім’я. Якщо ви будете писати в привітанні “Пан” або “Пані”, це буде звучати незграбно, навіть недружньо.

Слідкуйте за тоном.

Один з найбільших недоліків електронної пошти – одержувач не бачить ваших жестів, так званої мови тіла. Це може стати причиною непорозуміння.

Наприклад, мені здавалося, що я писала дуже професійні листи. Відразу після привітання я приступала до справи та безпосередньо обговорювала цікаву мені тему. Одного разу один з клієнтів запитав мене, чому мої листи були такими недружніми – це стало повним шоком. Мені довелося переосмислити, як я пишу свої повідомлення.

У повідомленнях цьому клієнтові я стала додавати невеликі фрази на початку листа:

• “Сподіваюсь, сьогодні у вас хороший день”.
• “Сподіваюсь, ваш тиждень вдався”.
• “Буду рада знову зустрітися з вами”.

В результаті тон нашого спілкування змінився на краще. Уникайте занадто формальних привітальних фраз на зразок:

• Сподіваюсь, у вас все добре.
• Будь ласка, зверніть увагу, що.
• Це повідомлення стосується питань щодо.

Ваша мета – встановити доброзичливі стосунки з отримувачем, перш ніж приступити до обговорення ділових питань.

3. Найкращий спосіб почати повідомлення

З чого почати ділове повідомлення? Початок Вашого повідомлення – перше, на що зверне увагу одержувач. Гарний початок означає, що ви справите гарне враження. Поганий початок може означати, що ваше повідомлення буде видалено ще до того, як адресат дійде до суті повідомлення.

Ось три елементи хорошого початку повідомлення:

Розглянемо перший елемент.

Тема

Більшість людей нашвидку переглядають теми повідомлень в своїй поштовій скриньці, щоб вирішити, які з них важливі, а які можна відкрити пізніше або зовсім видалити. Якщо ви хочете, щоб ваші повідомлення читали, вам життєво важливо писати хороші теми листів.

Девід Мастерс дає добрі поради з написання грамотних тем в електронній пошті:

Мастерс стверджує, що ефективні теми повідомлень повинні мати безпосереднє відношення до аудиторії, по можливості бути специфічними та безпосередньо прив’язані до життя адресата. Найчастіше теми повідомлень, в яких ви занадто намагаєтеся звернути на себе увагу, приречені на провал. Знаки оклику не означають, що ваше повідомлення прочитають. Ніколи не відправляйте повідомлення без теми. Багато поштових програм відправляють повідомлення без тем відразу в папку зі спамом.

Привітання

Привітання – це звернення до одержувача вашого повідомлення. У більш формальному листуванні його часто починають зі слів “Шановний/Шановна”.

Ось кілька прикладів формальних вітань:

• Шановний пане
• Шановна пані
• Шановний пане Браун
• Шановна пані Лопес
• Усім зацікавленим особам
• Шановний доктор Сміт

Якщо ви починаєте вітання зі слів “Шановний пане” або “Шановна пані” та при цьому не знаєте, до кого ви звертаєтеся – до чоловіка або до жінки – ваше звернення можуть визнати за грубість. В такому випадку почніть зі слів “Шановні пан або пані”.

Хоча слово “Привіт” звучить менш формально, воно навряд чи когось образить. Це найкращий спосіб почати повідомлення, коли ім’я одержувача вам невідомо.

Коли ви пишете повідомлення людині вище вас за посадою або старше за вас, звертайтеся до них на ім’я та по батькові. Починайте листа так: “Шановний містер Джонс”, “Шановна пані Лопес” або “Шановний доктор Сміт”. Наприклад, “Шановний доктор Сміт” – це буде поважний спосіб для студента почати електронного листа професору коледжу. Уникайте використання «Міс» або «Місіс». Оскільки сімейний стан зазвичай не має відношення до справи.

При використанні імені або прізвища людини завжди перевіряйте правопис імені. Коли людина бачить помилку в написанні свого імені – це завжди справляє погане враження.

Якщо організація заохочує неформальний стиль в листуванні, можна почати повідомлення з простого “Добрий день” або навіть “Привіт”. Якщо ви знаєте ім’я людини, напишіть ім’я. Наприклад: “Привіт, Сергію”.

Однак будьте обережні. Неформальні вітання більш доброзичливі, але можуть здатися занадто зухвалими. Якщо ви не впевнені, краще бути занадто формальним у вашому електронному вітанні.

У діловому листуванні зайву неформальність можуть визнати за грубість. Більшість експертів погоджуються, що не варто починати й закінчувати ділові повідомлення абревіатурами, звичними для нас в СМС. Нижче наведено кілька прикладів абревіатур з текстових повідомлень, яких варто уникати в діловому листуванні електронною поштою:

• Hey (Агов)
• Yo (Ей)
• Sup або Whassup
• ? (Повідомлення починається зі знака питання)

Перше речення

Перше речення електронного листа впливає на те, чи буде одержувач читати його далі, чи ні. Професійно складений електронний лист буде починатися з ефективного першого речення. І не злічити, скільки повідомлень я відправила прямо в кошик через те, що вже по першому рядку було зрозуміло, що відправнику не мало сенсу писати мені.

Наводжу кілька прикладів поганих перших речень, і як їх краще виправити:

• “Ви мене не знаєте, але. ” Не треба повідомляти мені, що я вас не знаю. Замість цього відразу перейдіть до справи. “Я пишу, щоб запросити вас на щорічні збори компанії 5-го липня”.

• “Мене звуть Ліза Лопес, і я. ” Такий початок зосереджує всі повідомлення тільки на вас. Спробуйте поставити запитання, щоб зацікавити одержувача. “Чи знаєте ви, що 50% американців не мають заощаджень на пенсію?” Назвіться після того, як привернули увагу одержувача.

Якщо ви пишете листа людині, з якою не знайомі особисто, але у вас є якісь точки дотику, посилайтеся на них. Наприклад, ви можете написати: “Мені сподобалась ваша презентація з юзабіліті на зустрічі [назва компанії] минулого місяця”, або “Я прочитав вашу останню статтю по [тема] в публікації [назва]”.

Застереження: не намагайтеся вигадати точки дотику там, де її немає. Якщо ви не були на презентації або не читали статті, вони швидко це зрозуміють. Як письменник, я доволі часто отримую листи від людей, які стверджують, що вони прочитали мою статтю, але при подальшому спілкуванні стає очевидним, що вони лише пробігли очима заголовок моєї статті.

4. Як закінчити повідомлення

Бувало таке, що ви написали повідомлення, але не знаєте, як його закінчити? Ви не одні. Кінцеві слова повідомлення не менш важливі. Це одна з причин, чому на Envato Market є десятки професійних шаблонів ділової пошти, які містять всі елементи гарного закінчення електронного листа. Ось приклад дизайну шаблону електронного листа в темному стилі:

Шаблон електронного листа в темному стилі. Містить 30 варіантів макету з файлами HTML та Photoshop.

Пам’ятаю, як мало не підстрибнула кілька років тому, коли клієнт закінчив своє повідомлення словами “Люблю тебе”. Я тоді закінчила великий проект для нього в стислі терміни, але ми не були настільки близько знайомі. Насправді виявилось, він просто був радий, що я змогла виконати таку велику роботу за рекордно короткий час; але його занадто неформальні слова викликали дискомфорт.

Найкраще закінчувати листа цими елементами:

• Завершальні слова. Як згадувалося вище, останні слова мають значення. Якщо ваш тон занадто фамільярний або неофіційний, ви можете змусити свого одержувача відчути себе ніяково. “З повагою”, або “Найкращих побажань”, вважаються стандартними останніми словами в діловому листі.
• Підпис. Якщо ви не близько знайомі з одержувачем, завжди пишіть своє ім’я та прізвище. Якщо ви добре знайомі, і ділове листування з цією людиною має неформальний характер, можна підписуватись тільки своїм ім’ям.
• Посада і компанія (якщо необхідно). Якщо ви пишете від імені компанії, в діловому листуванні ви повинні додати свою посаду та назву компанії, яку представляєте.
• Контактна інформація. Додавайте не тільки адресу електронної пошти, а й інші способи, якими можна з вами зв’язатися, наприклад, номер телефону і контакти в соціальних медіа. Якщо ви намагаєтеся знайти роботу, використовуйте свій профіль LinkedIn.
• Посилання на сайт компанії (якщо є). Якщо у вашої компанії є сайт, посилання на нього в електронному повідомленні має значення.
• Фото (за бажанням). Можна додавати своє фото поруч з підписом, але ніколи не використовуйте тільки фото без підпису. Деякі поштові програми не показують зображень. У такому випадку, якщо ви не підпишетесь, а тільки розмістите фотографію, ваш одержувач не знатиме, від кого повідомлення.

Так само як і на початку повідомлення, не використовуйте абревіатур з текстових повідомлень в діловому листі. Ось деякі приклади абревіатур, яких слід уникати:

Де можна дізнатися більше про електронне листування

Ви можете писати ефективні початки та закінчення в поштових повідомленнях. Підбиваючи підсумки того, що ми вивчили, починайте та закінчуйте ділові повідомлення так:

• визначте вашу цільову аудиторію
• виберіть відповідний стиль повідомлення
• зверніть увагу на елементи на початку повідомлення
• завершуйте лист правильними кінцевими компонентами.

Дізнайтеся більше про написання професійних листів в цьому всеосяжному керівництві:

Або подивіться наше Керівництво (серію уроків) на тему: “Написання ефективних ділових повідомлень”.