Строки зберігання документів
У процесі діяльності будь-якого підприємства створюється та обробляється величезна кількість різних документів. При цьому законодавство вимагає від кожного підприємства незалежно від форми власності забезпечувати зберігання документів протягом певного періоду часу. У сьогоднішній «Шпаргалці бухгалтера» ми нагадаємо строки зберігання основних бухгалтерських документів.
Основним нормативно-правовим актом при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне чи тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення з 01.01.13 р. є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578).
Перелік № 578 призначений для використання усіма підприємствами незалежно від рівня та масштабу діяльності, а також форми власності. Для фізичних осіб — підприємців положення Переліку № 578 мають рекомендаційний характер (п. 1.4 Переліку № 578).
Розглянемо основні правила обчислення строків зберігання документів, установлені Переліком № 578.
Усі строки зберігання диференційовані за двома групами організацій:
• організації, у діяльності яких створюються документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду* (далі — НАФ). Строки зберігання документів для них наведені у графі 3 Переліку № 578 (п. 2.4);
* Національний архівний фонд — сукупність архівних документів, які відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації (ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII, далі — Закон № 3814).
• організації, у діяльності яких не створюються документи НАФ (саме до цієї категорії потрапляє більшість комерційних підприємств). Строки зберігання документів цих організацій наведені у графі 4 Переліку № 578 (п. 2.5).
Основні правила визначення строків зберігання документів наведемо в табл. 1 нижче.
Таблиця 1. Основні правила визначення строків зберігання документів
Строк зберігання документів
Пояснення
Документи з таким строком зберігання належать до НАФ і підлягають постійному зберіганню
До ліквідації організації
Такі документи безстроково зберігаються на підприємстві, а у разі його ліквідації підлягають повторній експертизі цінності, за результатами якої ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ, створених органами влади АР Крим, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ. Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міськрад
Доки не мине потреба
Строк зберігання цих документів підприємство визначає самостійно, але він не може бути менше одного року
Позначка «ЕПК», яка передбачена Переліком № 578 поряд зі строком зберігання деяких видів документів, означає, що рішення про внесення їх до НАФ або знищення таких документів для організацій — джерел формування НАФ приймають експертно-перевірочні комісії (далі — ЕПК) державного архіву
• після закінчення строку дії договору;
• після заміни новими;
• після зняття виробів з виробництва;
• після введення об’єкта в експлуатацію
Примітки, наведені у графі 5 Переліку № 578, коментують і уточнюють строки зберігання документів. Такі застереження означають, що строки зберігання документів, зазначені у графах 3 і 4 Переліку № 578, починають відлічуватися із зазначеного моменту
Згідно з п. 2.10 Переліку № 578 обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2015 році, розпочалося з 1 січня 2016 року.
Увага! Строки зберігання документів, визначені Переліком № 578, є мінімальними, їх не можна скорочувати (п. 1.7 Переліку № 578), однак вони можуть бути продовжені, якщо потреба в цьому зумовлена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
У найзагальнішому вигляді усі документи, що створюються в діяльності підприємств, залежно від строків їх зберігання можна поділити на такі групи:
1) документи постійного зберігання. До таких документів, зокрема, належать документи НАФ;
2) документи з установленим строком зберігання, після закінчення якого вони можуть бути знищені. Документи цієї групи, у свою чергу, поділяють на:
а) документи тривалого (понад 10 років) зберігання, зокрема, документи по особовому складу;
б) документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Майте на увазі! Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Документи «старше» трьох років, не перевірені контролерами
Умовою знищення деяких документів є не лише закінчення встановленого строку їх зберігання, а й закінчення перевірки податковими органами. Це стосується документів (переважно бухгалтерської документації), у примітці до строку зберігання яких (графа 5) вказано: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів і державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення».
У зв’язку з цим часто виникає запитання: чи можна знищити документи, строк зберігання яких минув, якщо за час їх зберігання податкових перевірок на підприємстві не було?
Звертаємо увагу: на наш погляд, передбачене Переліком № 578 застереження про необхідність зберігання окремих категорій документів протягом певного періоду, але за обов’язкової умови завершення перевірки податкового органу, має тлумачитися виходячи з вимог пп. 44.3 і 44.4 ПКУ.
Нагадаємо: відповідно до зазначених норм платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності (п. 44.3 ПКУ). Якщо такі документи пов’язані з предметом перевірки, яка вже почалася, або проведенням процедури адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення чи судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів.
Інакше кажучи, якщо на момент закінчення строку зберігання документів перевірка не розпочата і минуло 1095 днів після подання податкової звітності за період, до якого належать ці документи, їх можна знищити. Якщо ж закінчення строку зберігання документів припадає на період проведення перевірки підприємства, для знищення документів доведеться дочекатися її закінчення, як того і вимагає п. 44.4 ПКУ. Також не слід поспішати зі знищенням документів, якщо перевірка проведена, але розпочата процедура оскарження її результатів. У такому разі потрібно дочекатися остаточного рішення за скаргою.
Зауважимо. У п. 102.1 ПКУ встановлений подовжений строк проведення перевірок контрольованих операцій (ст. 39 ПКУ) — 2555 днів замість 1095. Проте спеціальних строків зберігання документів після таких операцій не встановлено. Тобто, на жаль, законодавець не узгодив право контролерів перевіряти контрольовані операції протягом 2555 днів (7 років) з обов’язком платника податків зберігати документи 1095 днів.
У протилежній ситуації, коли перевірка проведена, але передбачені строки зберігання документів ще не минули, передавати документи для знищення не можна. Більше того, якщо до моменту закінчення строків зберігання документів буде знову проведена податкова перевірка, платник податків не може відмовити перевіряючим у доступі до документів на тій підставі, що вони вже ставали предметом перевірки.
Вимушені попередити: податківці виходять з куди більш суворого прочитання вказаної норми. На їх думку, у разі, коли перевірка не проводилася довше 1095 днів, платники зобов’язані забезпечити подальше зберігання неперевірених документів і здати їх до архіву (див. лист ДПСУ від 18.05.12 р. № 13920/Ж/17-1216).
Також проти знищення документів до проведення перевірки податковими органами і Державна архівна служба України (див. лист від 30.10.12 р. № 01.2/3388).
Крім того, слід пам’ятати про те, що строки зберігання деяких документів перевищують 3 роки (див. табл. 2). Наприклад, документи про застосування РРО, документи про виплату доходів фізособам і утримання з них податків, документи про нестачу продукції (сировини та матеріалів), договори про перевезення вантажів, оренду транспортних засобів потрібно зберігати не менше 5 років. А розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників, особові справи працівників — не менше 75 років. Знищувати такі документи до закінчення встановленого строку їх зберігання не можна навіть у тому випадку, якщо вони вже були перевірені контролерами.
Недотримання правил і строків зберігання документів може загрожувати штрафними санкціями.
Строки зберігання основних документів в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ, наведемо в табл. 2 нижче.
Таблиця 2. Строки зберігання документів
Вид документів
Строк зберігання
Примітка
Постанови, рішення, протоколи, стенограми засідань колегіальних органів (правлінь, дирекцій, рад директорів тощо) і контрольних органів (наглядової ради, опікунської ради, ревізійної комісії) підприємства
До ліквідації організації
Протоколи, стенограми загальних зборів, з’їздів, конференцій вищого органу (трудового колективу, учасників, засновників, акціонерів, пайовиків) підприємства за місцем проведення
Статути, положення (типові) організації та зміни до них за місцем розробки та затвердження
Установчі документи (установчий акт, установчий договір (статут), положення) і зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного держреєстру тощо
Свідоцтва про держреєстрацію організації
Документи (рішення, протоколи, акти, баланси, висновки, звіти, повідомлення, виписки з держреєстру, заяви, довідки, доповідні записки тощо) про створення організації, її реорганізацію, ліквідацію (банкрутство), перейменування, передачу з однієї галузі до іншої, переведення до іншої місцевості
Контракти про права та обов’язки з керівником організації
Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації та перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування тощо
Фінансова звітність і примітки до неї:
а) зведені річні
До ліквідації організації
Строк зберігання документів підприємствами приватного сектора (договори, акти, рахунки тощо)
У підприємств приватного сектора часто постає питання, скільки треба зберігати первинні документи (договори, акти, рахунки, накладні тощо). Розберемо це питання з різних кутів. І по-перше, треба зрозуміти, що усі названі документи – це первинні документи. Отже, первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).
У підприємств приватного сектора часто постає питання, скільки треба зберігати первинні документи (договори, акти, рахунки, накладні тощо). Розберемо це питання з різних кутів. І по-перше, треба зрозуміти, що усі названі документи – це первинні документи.
Питання зберігання первинних документів регулюється, зокрема, Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства
фінансів України вiд 24.05.1995 № 88, у п. п. 6.1, 6.2 якого зазначається, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність підлягають обов’язковій передачі до архіву. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства (п. 6. 6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Наказом Міністерства фінансів України вiд 24.05.1995 № 88).
Нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі – архівне зберігання) або для знищення, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України вiд 12.04.2012 № 578/5 та зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884. Цей перелік може використовуватися також фізичними особами – підприємцями.
Отже, строк зберігання встановлений у Переліку. Наприклад, господарські договори мають зберігатись 3 роки після закінчення строку дії договори/угоди, а також за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, у разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. п. 1.7, 1.8 Переліку).
Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства (п. 6.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Наказом Міністерства фінансів України вiд 24.05.1995 № 88).
Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 1 січня 2012 року (п. 2.10 Переліку).
Водночас, відповідно до статті 44.3 Податкового кодексу України, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності, та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії). Також необхідно зважати на позовну давність, Так, загальна позовна давність встановлюється тривалістю у три роки (ст. 257 ЦК УКраїни).
Отже, рекомендовано зберігати договори, акти та інші документи не менше 1095 днів з моменту завершення строку їх дії, або подання звітності, або закінчення строку позовної давності, пов’язаної з цим документів, в залежності від того, який строк настає пізніше.