Акт списання основних засобів – бланк та зразок

Якщо основний засіб вибуває з установи через його ліквідацію або часткову ліквідацію, таке вибуття оформляють актом. Акт списання буває чотирьох видів. Наразі поговоримо про акт списання основних засобів.

Акт списання основних засобів БЛАНК

Форми актів на списання затверджені наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818. Залежно від виду основного засобу, який ліквідують, розрізняють чотири форми:

• акт списання основних засобів (часткової ліквідації);
• акт списання групи основних засобів;
• акт списання транспортних засобів;
• акт списання вилучених документів з бібліотечного фонду.

Кількість примірників — не менше двох:

Розглянемо детально, як скласти акт на списання основних засобів (часткової ліквідації).

Бухоблік під час воєнного стану

Під час списання основних засобів слід також зважати на роз’яснення ДПС України щодо бухгалтерського обліку під час дії воєнного стану. Податківці наголошують : необоротні активи та запаси, які відображалися в бухгалтерському обліку до введення воєнного стану та які на дату складання фінансової звітності фактично перебувають на тимчасово окупованій території або в районах проведення воєнних (бойових) дій, продовжують обліковуватись у складі активів підприємства.

Одночасно підприємство має оцінити негативний вплив змін в економічному і правовому середовищі та визнати суми втрат від зменшення корисності необоротних активів до моменту настання умов доступу до таких активів, проведення інвентаризації та прийняття відповідно рішення щодо їх списання або відновлення корисності.

При цьому підприємства, які перебувають в районах проведення воєнних (бойових) дій та застосовують для ведення бухгалтерського обліку національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, виявлені в результаті інвентаризації нестачі, втрати або знищення необоротних активів та запасів на підставі належним чином оформлених документів відображають у складі витрат підприємства.

Інформація про відсутність доступу до активів та первинних документів підприємства зазначається у примітках до фінансової звітності.

Ким складається акт списання основних засобів

Складає і заповнює акт списання основних засобів в бюджетних установах (див. зображення нижче) комісія зі списання, яка формується за наказом керівника установи. Дані про цей наказ керівника потрібно записати в основну частину акта. І саме ця комісія має засвідчити факт непридатності майна, неможливості та/або неефективності проведення його відновного ремонту чи неможливості його використання іншим чином. Також комісія оформляє свій протокол та всі необхідні документи, а це не тільки акт (див. нижче).

Акт про списання основних засобів затверджує керівник установи: зазначає посаду, ставить підпис, вказує ініціали і прізвище, дату затвердження. Перед затвердженням акта він має ознайомитися з тими документами, які подає комісія разом з ним.

Що слід зробити перед складанням акта і затвердженням комісії?

Попередні дії щодо ліквідації об’єкта основних засобів визначаються Порядком списання об’єктів державної власності, які затверджені постановою Кабміну від 08.11.2007 р. № 1314 (далі – Порядок № 1314). Необхідно здійснити погодження з суб’єктом управління бюджетної установи (вищим органом в залежності від підпорядкування).

Якщо бюджетна установа фінансується з місцевого бюджету, то при списанні основних засобів вона має керуватися рішеннями відповідної місцевої ради. Проконсультуватися можна в управлінні комунального майна чи в аналогічному органі.

Коли основний засіб можна списати без погодження?

Без погодження з суб’єктом управління можна списувати основний засіб, який одночасно відповідає двом умовам (п. 5 Порядку № 1314):

Обидва ці показники є в акті списання основних засобів, тому їх легко проконтролювати.

Акт списання основних засобів 2023 – комісія

Комісію на списання основних засобів призначають за правилами, які визначені Порядком № 1314. За п. 9 Порядку № 1314 комісію має очолювати заступник керівника установи. Членами комісію мають бути:

• головний бухгалтер або його заступник;
• працівники інженерних, технічних, технологічних, будівельних служб – наприклад, головний інженер, інженер, механік. Ідея в тому, щоб у комісії були присутні працівники, які обізнані у технологічних властивостях таких основних засобів, що ліквідуються;
• обліково-економічні працівники – наприклад, бухгалтер, економіст. Саме вони й будуть складати у складі комісії акт на списання основних засобів;
• працівники інших служб суб’єкта господарювання – наприклад, начальник того відділу, підрозділу установи, в якому експлуатувався даний об’єкт основних засобів. Якщо ліквідується транспортний засіб, то бажано залучити й водія, який ним переважно користувався;
• також залучені за вимогою суб’єкта управління його представники та інші фахівці. Так як дозвіл на ліквідацію все одно дає вищий орган управління установи, то він же може й призначити певних фахівців. Як правило, таке здійснюється тільки при ліквідації вартісних об’єктів.

Це все рекомендації. Головна ідея – наявність у комісії не тільки адміністрації, бухгалтерів, але й технічних спеціалістів.

Основна частина акта списання основних засобів

При заповненні основної частини акта списання основних засобів зверніть увагу на наступне:

• дані про основний засіб, його первісну вартість, технічні характеристики – беремо з інвентарної картки та технічної документації. Інвентарний номер, що закріплений за даним об’єктом, протягом 3-х років після ліквідації присвоювати іншим об’єктам не можна (п. 5 розділу ІІ Методрекомендацій з обліку основних засобів державного сектору, наказ Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11, далі – Методрекомендації № 11);
• суму зносу – з регістрів бухгалтерського обліку, зокрема меморіального ордеру № 9 та головної книги. Не забуваємо, що за місяць, у якому основний засіб вибуває, теж треба нарахувати амортизацію. Не нараховувати амортизацію лише з наступного місяця за місяцем вибуття (п. 5 розділу IV НП(С)БОДС 121 «Основні засоби»);
• висновок комісії – переписуємо з протоколу комісії.

Якщо ліквідація часткова, в акт списання основних засобів вносимо відомості про об’єкт, що залишається в експлуатації:

• інвентарний (номенклатурний) номер;
• первісна (переоцінена) вартість після часткової ліквідації об’єкта;
• суму зносу після часткової ліквідації об’єкта;
• зміна в характеристиці об’єкта після часткової ліквідації.

Також зазначаємо перелік документації, що додається до акта (про додаткові документи до акта – див. нижче). Після цього його підписують голова та члени комісії зі списання.

Кінцева частина акта списання основних засобів

У кінцевій частині акта відображають результати списання об’єкта основних засобів і відображення їх у бухгалтерському обліку установи. Заповнення залежить від обставин списання об’єкта.

Акт списання основних засобів 2020 року в розділі «Розрахунок результатів списання об’єкта» містить відомості про витрати, які понесла установа через ліквідацію цього об’єкта, за кожним документом, що їх підтверджує. Якщо витрат не було, то інформація про них і не вказується. Те ж саме про види цінностей, які надійшли після ліквідації об’єкта, їх вартість, кількість – зазначаються у разі наявності.

Остаточна обробка акта списання бухгалтером

Перший примірник акта комісія зі списання передає до бухгалтерської служби установи, щоб бухгалтер списав з бухгалтерського обліку об’єкт основного засобу. Також бухгалтер відображає в обліку витрати, пов’язані зі списанням основного засобу, оприбутковує матеріальні цінності, які отримано від ліквідації основного засобу.

Після цього у розділі акта «Відмітка бухгалтерської служби про відображення у регістрах бухгалтерського обліку» бухгалтер зазначає усі господарські операції за:

• назвою облікового регістру, у якому їх відображено;
• кореспонденцією рахунків (субрахунків чи аналітичних рахунків);
• сумою операції.

Далі бухгалтер, який ці відомості відображав в обліку, вписує в акт списання основних засобів свою посаду, ініціали і прізвище, ставить підпис і дату. Ці відомості перевіряє головний бухгалтер установи. Якщо все правильно, головний бухгалтер ставить свій підпис, ініціали й прізвище.

Не тільки акт списання – документи, що його супроводжують

Разом з актом списання мають бути (п. 14 Порядку № 1314):

• протокол з рішенням комісії про списання даного об’єкта основних засобів;
• акт інвентаризації майна, яке списується;
• акт технічного стану майна. Він не потрібен лише у разі списання об’єкта через нестачу;
• документи, які посвідчують причину непридатності об’єкта основних засобів до подальшого використання: акт про аварію, інформація про обставини стихійного лиха (п. 5 розділу VII Методрекомендацій № 11), інші документи (див. нижче про ПДВ).

Також з актом списання у бухгалтерії має зберігатися й інвентаризаційна картка списаного об’єкта.

Додаткові документи до акта списання, якщо установа-платник ПДВ

Якщо установа є платником ПДВ, то слід подбати про належне документальне оформлення підстав для списання об’єкта основних засобів. Справа у тому, що якщо ліквідація здійснюється за самостійним рішенням платника податків то за п. 189.9 ПКУ треба нарахувати податкове зобов’язання з ПДВ (незалежно від того, чи був до цього податковий кредит по такому об’єкту). Для того щоб цього ПДВ не було, слід довести, що основні засоби ліквідуються у зв’язку зі знищенням або руйнуванням унаслідок дії обставин непереборної сили. За індивідуальною податковою консультацією ДПС від 29.01.2019 р. № 300/ІПК/28-10-27-01-11 та узагальнюючою податковою консультацією з наказу Мінфіну від 03.08.2018 р. № 673 такими документами є:

• сертифікат Торгово-промислової палати – якщо настали форс-мажорні обставини;
• акт, який засвідчує факт пожежі;
• витяг з Реєстру про припинення права важності на основні засоби внаслідок його повного знищення;
• витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань – якщо була крадіжка основного засобу;
• інші документи, які можуть підтвердити факт знищення, руйнування, викрадення.

Комісія при списанні і оформленні протоколу акта списання має врахувати й описати такі документи.

Повний знос об’єкта не є достатньою підставою для списання основного засобу. ПДВ нараховується на звичайну вартість (ринкову вартість) об’єкта або залишкову вартість, якщо вона більша (п. 189.9 ПКУ).

Списання основних засобів: ліквідація, облік, проводки

Порядок списання основних засобів в бюджетних установах, бухгалтерські проводки, а також акт списання основних засобів з інструкцією заповнення — у статті.

В органах держвлади, місцевого самоврядування, установах, що ними створені, використовують і обліковують основні засоби. Для обліку основних засобів використовують НП(с)БОДС 121 «Основні засоби», методрекомендації по застосуванню цього стандарту та інші акти у сфері бухобліку.

Якщо основні засоби бюджетних установ непридатні для подальшого використання, установа їх списує. Для списання основних засобів, окрім зазначених актів, слід керуватись порядком списання об’єктів:

• державної власності – який затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 № 1314 (далі – Порядок № 1314);
• комунальної власності – який затверджений рішенням сесії відповідної місцевої ради.

Та перш ніж списувати основні засоби, з’ясуємо, коли у цьому є потреба.

Причини списання основних засобів

Перш за все слід чітко зрозуміти значення слова непридатний для подальшого використання. Це коли характеристики основного засобу неможливо відновити ремонтом, переоснащенням, реконструкцією або таке відновлення недоцільне з економічної точки зору. Як правило, мова йде про морально чи фізично зношені основні засоби, або пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха, або пошкоджені (за умови, що їх відновлення є економічно недоцільним) або зруйноване внаслідок надзвичайних ситуацій, воєнних дій або терористичних актів.

Також для списання основних засобів бюджетних установ слід упевнитись, що ці засоби неможливо продати чи безоплатно передати іншим. Тобто якщо основний засіб морально чи фізично зношений, але при цьому придатний для використання, це не привід його списувати. Його вартість можна переоцінити, його можна продати, передати безоплатно іншим установам, якщо це дозволяє закон, або ж реконструювати, технічно переоснастити тощо.

Отже, причини для списання основних засобів повинні бути вагомими. Найголовніша з них – основний засіб не відповідає критеріям визнання активом, тобто в майбутньому жодних економічних вигід від його використання не очікують або він втратив потенціал корисності для суспільства. При цьому вартість його відновлення тотожна чи перевищує вартість нового основного засобу.

Проводити списання основних засобів доцільно і тоді, коли ці основні засоби під час інвентаризації виявлені як нестача. Але в такому випадку бухгалтер обчислює розмір шкоди установи і бюджету і:

• відносить її на рахунок винної особи для подальшого відшкодування;
• зараховує на позабалансовий рахунок 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів» – якщо винної у нестачі особи встановити не вдалося.

У цьому разі списання основних засобів відбудеться, а от розмір шкоди або буде відшкодовано, або її обліковуватимуть на позабалансі до дня:

Якщо мова йде про основні засоби, пошкоджені чи знищені під час війни, установа визначає шкоду, обсяг збитків:

• за Порядком визначення шкоди та збитків, завданих Україні внаслідок збройної агресії російської федерації, затвердженим постановою КМУ від 20.03.2022 № 326;
• Методикою визначення шкоди та обсягу збитків, завданих підприємствам, установам та організаціям усіх форм власності внаслідок знищення та пошкодження їх майна у зв’язку із збройною агресією російської федерації, а також упущеної вигоди від неможливості чи перешкод у провадженні господарської діяльності, затвердженої наказом Мінекономіки та Фонду державного майна від 18.10.2022 № 3904/1223.

Комісія зі списання основних засобів

Як правило, непридатне майно чи його нестачу виявляють у процесі інвентаризації. Після цього їх огляд проводить комісія зі списання майна.

Комісію утворює керівник установи для встановлення факту непридатності матеріальних цінностей, неможливості та/або неефективності проведення їх відновного ремонту чи неможливості їх використання іншим чином, а також для оформлення документів для списання основних засобів чи інших матеріальних цінностей. Склад комісії керівник затверджує на постійній основі або для кожного окремого випадку списання.

Зверніть увагу!

Повноваження зі списання майна керівник також може передати інвентаризаційній комісії установи.

У розпорядчому документі керівник визначає склад комісії та строки:

• проведення інвентаризації,
• огляду основних засобів,
• надання на погодження пакету документів,
• надання на затвердження акта списання,
• підготовки і надсилання органу управління звіту про списання тощо.

Як правило, головою комісії керівник установи визначає свого заступника, членами комісії – головного бухгалтера або його заступника, працівників інженерних, технічних, технологічних, будівельних, обліково-економічних та інших служб установи, а також залучених за вимогою суб’єкта управління представників та інших фахівців. Це прописана у пункті 9 Порядку № 1314 вимога для списання основних засобів державної власності.

Коли списуємо основний засіб, який перебуває під наглядом державних інспекцій, наприклад, автомобілі (у т. ч. автомобільні шини), нагрівальні котли, до складу комісії залучаємо представника відповідної інспекції (за його згодою; п. 10 Порядку № 1314).

Для списання основних засобів в бюджетних установах комісія підписує відповідний акт. Представник держінспекції його підписує або надає письмовий висновок про непридатність використання засобу, який буде невід’ємною частиною акта, що підписали члени комісії.

Щоб визначити непридатність майна, комісія:

проводить інвентаризацію основних засобів, які пропонують списати, та за її результатами складає відповідний акт

проводить огляд основних засобів з використанням необхідної технічної документації (технічних паспортів, поетажних планів, відомостей про дефекти тощо), а також даних бухгалтерського обліку

визначає економічну (технічну) доцільність чи недоцільність відновлення та/або подальшого використання основних засобів, вносить відповідні пропозиції

установлює конкретні причини для списання ОЗ

визначає осіб, з вини яких відбулося передчасне вибуття основних засобів із експлуатації, вносить пропозиції щодо їх відповідальності

визначає можливість продажу (передачі) цих засобів іншим установам або використання окремих вузлів, деталей, матеріалів, що можуть бути одержані від демонтажу, розбирання (ліквідації), списання основних засобів, встановлює їх кількість і вартість (абз. 5 п. 4 розділу VIII Методичних рекомендацій по застосуванню НП(с)БОДС 121)

За результатами роботи складається протокол засідання комісії, у якому зазначаються пропозиції щодо шляхів використання майна, списання якого за висновками комісії є недоцільним, заходи з відшкодування вартості майна, в результаті інвентаризації якого виявлена нестача, чи розукомплектованого. До цього протоколу додають:

• акти списання основних засобів;
• акт інвентаризації основних засобів, які пропонують списати;
• акти технічного стану ОЗ;
• інші документи (наприклад, копія акта про аварію, висновки відповідних інспекцій, державних органів тощо).

Огляд основних засобів, які є будівлями, спорудами та які пошкоджені, знищені внаслідок війни, потрібно проводити за Порядком проведення обстеження прийнятих в експлуатацію об’єктів будівництва, затвердженим постановою КМУ від 12.04.2017 № 257.

Документи для списання основних засобів в бюджетних установах

Акт списання основних засобів комісія складає лише у випадку, коли вважає доречним списувати непридатне для використання майно.

Форма акту списання основних засобів (часткової ліквідації) затверджена наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818. У ньому комісія наводить:

• відомості, які характеризують об’єкт основних засобів;
• технічний стан і причини списання;
• висновок комісії.

Також у цьому акті зазначають:

• суму витрат зі списання та документ, що їх підтверджує;
• кількість, вид, вартість цінностей, документи, що підтверджують їх оприбуткування;
• результати списання;
• номер меморіального ордера, кореспонденція субрахунків, за якими відображено суми цих операцій у бухобліку.

До цього акта можуть додаватись як додатки:

• акт про аварію – якщо непридатність основного засобу спричинена аварією;
• відомості про обставини стихійного лиха – якщо саме воно стало причиною пошкодження чи знищення майна.

Однак акт списання основних засобів – це лише обгрунтування, чому краще списати. Списувати чи ні – остаточне рішення приймає керівник установи. Саме він затверджує (або не затверджує) цей акт, складений і підписаний головою і членами комісії.

Керівник затверджує акт, якщо основний засіб державної власності повністю амортизовано і його первісна (переоцінена) вартість не перевищує 50 000 грн. При цьому основний засіб не є нерухомим майном. Якщо ця вартість більша чи мова йде про нерухоме майно, списання основних засобів слід погодити з органом управління. Лише після отримання відповідної згоди акт затверджує керівник установи.

Якщо це основний засіб комунальної власності, вартісна межа для погодження з органом управління може бути іншою або взагалі відсутньою. Потрібно детально вивчати порядок списання об’єктів комунальної власності. Якщо такого порядку немає, потрібно з’ясувати чи передавала місцева рада окремі повноваження щодо управління комунальним майном, у яких межах та на яких умовах (п. 31 ч. 1 ст. 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997 № 280/97-ВР). Якщо повноваження не передані, списувати ОЗ потрібно на відповідному пленарному засіданні місцевої ради.(п. 31 ч. 1 ст. 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997 № 280/97-ВР).

Погодження списання основних засобів

Щоб отримати від органу управління майном згоду на списання ОЗ, первісна вартість яких перевищує 50 000 грн або які не повністю амортизовані, або які є нерухомим майном, установа надсилає відповідний лист-звернення. До нього вона додає:

• техніко-економічне обгрунтування необхідності списання, в якому містяться економічні та/або технічні розрахунки, інформація про очікуваний фінансовий результат списання, напрями використання коштів, які передбачається одержати в результаті списання;
• відомості про майно, яке комісія запропонувала списати;
• акт інвентаризації такого майна;
• акт його технічного стану, затверджений керівником установи;
• відомості про наявність обтяжень чи обмежень стосовно розпорядження цього майна;
• відомості про земельну ділянку, на якій розташоване нерухоме майно, із зазначенням напрямів їх подальшого використання, та у разі наявності — копії відповідних підтвердних документів (державний акт на право постійного користування землею, кадастровий план, договір оренди землі тощо);
• відомості про вчинення дій, спрямованих на визначення можливості застосування інших способів управління щодо нерухомого майна, зокрема вивчення попиту щодо їх відчуження, оренди, безоплатної передачі іншим суб’єктам господарювання;
• документи, на підставі яких здійснюється будівництво або реконструкція чи технічне переоснащення діючих об’єктів — якщо майно списується у зв’язку з будівництвом, реконструкцією та технічним переоснащенням.
• висновок спеціалізованої організації про технічний стан об’єкта нерухомості, що пропонується до списання, із визначенням витрат, необхідних для відновлення такого об’єкта — якщо вимагає суб’єкт управління.

Орган управління майном надає згоду на списання у формі наказу протягом 30 робочих днів з дня надходження цих документів. Якщо він не погоджує списання, установа отримує відповідний лист (абз. 2 п. 7 Порядку № 1314). За відсутності згоди основний засіб заборонено ліквідовувати і списувати з бухгалтерського обліку.

Демонтаж основних засобів

Далі порядок списання основних засобів передбачає, що після отримання дозволу на списання ОЗ та затвердження керівником відповідних актів основний засіб розбирають, демонтують. При цьому комісія зі списання контролює:

• вилучення придатних вузлів, деталей, матеріалів та агрегатів, а також вузлів, деталей, матеріалів та агрегатів, що містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння;
• визначення кількості і ваги дорогоцінних металів;
• здачу на склад придатних, матеріалів, вузлів, брухту;
• оприбуткування в бухгалтерському обліку.

Непридатні деталі, матеріали зі вмістом дорогоцінних металів здають суб’єктам господарювання, які провадять діяльність із збирання та первинної обробки брухту і відходів дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння.

Від реалізації металобрухту установа несе витрати на видобуток дорогоцінних металів чи каміння, отримує дохід від їх реалізації, частина якого є доходом бюджету.

Якщо потрібно демонтувати основні засоби такі як будівлі, споруди, які були пошкоджені чи знищені під час війни, установа має дотримати процедуру, визначену у Порядку виконання робіт з демонтажу об’єктів, пошкоджених або зруйнованих внаслідок надзвичайних ситуацій, воєнних дій або терористичних актів, затвердженого постановою КМУ від 19.04.2022 № 474.

Але спершу потрібно зафіксувати факт пошкоджень або руйнувань будівель, споруд, зумовлених збройною агресією рф, згідно з Порядком виконання невідкладних робіт щодо ліквідації наслідків збройної агресії російської федерації, пов’язаних із пошкодженням будівель та споруд, затвердженого постановою КМУ від 19.04.2022 № 473.

Списання основних засобів – проводки

Все що установа отримала від списання основних засобів, слід відобразити у бухгалтерському обліку. Так, інші основні засоби оприбутковуємо на субрахунки бухгалтерського обліку основних засобів. Придатні для ремонту матеріали, вузли, деталі, агрегати оприбутковуємо як запаси на субрахунках:

• 1513 «Будівельні матеріали»;
• 1515 «Запасні частини»;
• 1517 «Сировина і матеріали»;
• 1518 «Інші виробничі запаси».

Непридатні деталі, матеріали оприбутковуємо як вторинну сировину (брухт) на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».

Отримані від списання основних засобів запаси оприбутковуємо:

Цю оцінку визначаємо виходячи з вартості подібних запасів, які обліковує установа на своєму балансі, з урахуванням ступеня їх придатності до експлуатації. Витрати на ремонт отриманих матцінностей, які будуть використовуватися як запасні частини, включаємо до їх первісної вартості (п. 15 розд. ІІ Методрекомендацій до НП(с)БОДС «Запаси»).

Отримані матеріальні цінності, які оприбутковуємо і відображаємо на субрахунках 1513, 1515, 1517, 1518, визнаємо доходом спеціального фонду з відображенням їх суми за кредитом субрахунка 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі». А оприбуткований брухт – на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу» визнаємо доходом спеціального фонду з відображенням його суми за кредитом субрахунка 7211 «Дохід від реалізації активів».

Операції з оприбуткування матцінностей є надходженнями у натуральній формі, а тому їх:

• проводять у межах планових показників в частині поточних видатків на придбання запасів;
• відображають у бухгалтерському обліку виконання бюджету.

Для цього установа складає і подає до місцевого органу Казначейства довідку про надходження у натуральній формі. У ній вона відображає вартість цінностей, які отримані від списання основних засобів. На цьому наголошує і Казначейство (лист від 23.01.2018 № 16-08/75-1420). Форми довідок про надходження у натуральній формі для установ, які утримуються з державного і місцевих бюджетів, різні (див. таблицю).

Бюджет, з якого утримується установа

Додаток 38 до Порядку № 1407