Документи, що мають тимчасові (до 10 років включно) строки зберігання, передають до архіву за рішенням її керівника. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передають до архіву в упорядкованому (оформленому для подальшого зберігання) стані.10 груд. 2018 р.

До архіву установи обов'язково передаються справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Документи тимчасових строків зберігання передаються до архіву установи за вказівкою керівника установи.

Документи, що містяться у справі, мають бути підшиті на чотири проколи спеціальними нитками або дратвою. А справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань оправлені у тверду обкладинку з картону. Металеві скріплення (скріпки, шпильки) при цьому слід видалити.

«Доступ до архівів надається на підставі письмового звернення на ім'я начальника управління.

Вимоги до зберігання бухгалтерських документів установлені розд. 6 Положення № 88 (ср. ). Так, первинні документи й облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські й інші звіти до передачі їх до архіву підприємства повинні зберігатися в бухгалтерській службі в спеціальних приміщеннях або закритих шафах.

Більшість документів, які підприємство використовує у своїй господарській діяльності, зберігаються три роки. Проте деякі документи потрібно зберігати протягом 5 та навіть 75 років (зокрема, відомості для нарахування зарплати). Крім того, щодо окремих документів Переліком № 41 передбачені додаткові обмеження.

До архіву підприємства передають документи через два роки після завершення їх у діловодстві. Передача справ до архіву відбувається за описами.